about life

Email yang Elegant

Hmmmm, kata bos saya, hari ini saya telah mengirimkan email yang elegant. Saya balas BBM ke bos saya, saya bilang bahwa saya mengirimkan email itu karena sangat emosi dan merasa terprovokatif dengan email yang telah dikirimkan sebelumnya.

Yap, beberapa hari ini di kantor saya mengalami beberapa kendala teknis di System. Kami melakukan beberapa layout material, dan sesuai dengan SOP, setiap perpindahan material harus diupdate dimana locator barunya melalui proses putaway di system. Nah pada saat itu, saya melihat ada yang janggal dengan proses di system (jujur saja hal ini sebenarnya bukan pada saat itu saja). Material yang position id bukan di warehouse Surabaya malah terupdate juga. Nah, dari situ saya mulai menyampaikan permasalahan teknis ini di tim IT. Intinya adalah, perpindahan locator yang bukan wewenang pihak warehouse yang bersangkutan tidak dibenarkan.

Akhirnya, setelah perdebatan di email yang panjan, tim IT menelepon saya dan menanyakan hal ini. Saya jelaskan seperti permasalahan di atas. Mereka pada awalnya bertahan dengan alasan bahwa itu kebijakan dari CIO. Wah, Sorry bro, saya gak takut dengan itu, kalo logika nya gak masuk, biar Lucifer yang nyuruh pun ya harus dibenerin. Akhirnya keluar kata sepakat, bahwa tim IT akan merubah rulenya bahwa update grid yang bukan warehousenya tidak diperkenankan, tetapi historynya tetap dicatat. Langsung saya bilang, OK pak, saya tunggu updatenya. Tim IT menjanjikan sore ini akan kelar.

Sore harinya saya dikabari, bahwa modul sudah siap digunakan. OK pak, akan saya kerjakan. Akhirnya saya mengerahkan dua tim untuk melakukan update locator, terutama material yang barusan dipindah. rencana saya keesokan harinya, gudang tersebut akan saya cek inventorynya.

Besoknya, staf saya Novan segera mencetak print list seluruh inventory yang ada di warehouse F. saya meminta untuk memisahkan print list untuk material Partial dan material whole case, dengan asumsi untuk material partial akan dicek oleh tim picker IC, sedangkan saya sendiri yang akan mengecek whole case nya karena material tidak terlalu banyak.

Petaka pun terjadi, ketika saya mengecek di grid ketiga, saya merasa ada yang aneh. dari delapan material yang ada di locator, di print list cuma tercetak tiga. Setelah saya lihat, material tersebut adalah material yang juga direlayout. alamak….

Ternyata hal ini juga terjadi di tim yang lain, yang melakukan cek material partial. Ditambah lagi, tim inbound yang juga memasukkan material  baru ke locatornya dan melakukan update locator juga mengalami masalah. Locator yang di update tidak sesuai dengan yang diinput.

Akhirnya saya menghentikan proses pengecekan material dan meng-hold semua kegiatan yang berkaitan dengan update locator.

Saya announce di BBM Group dan saya sampaikan juga bahwa locator material menjadi kacau, karena kemarin malam kami melakukan update grid setelah modul selesai di update. Saya juga mengirimkan email ke tim IT untuk menyelidiki permasalahan ini. Email ini pun mendapat tanggapan serupa dari Warehouse Jakarta.

Pak  bos, mengirim pesan di grup BBM untuk menginstruksikan kembali ke modul lama, karena modul lama menurut dia tidak salah (duuuu bos, logiknya bener-bener salah tuh). Saya sendiri juga bingung, sampai pada akhirnya tim IT yang kemarin melakukan update modul menelpon saya dan berkata bahwa dia hanya melakukan pengecekan jika position id warehouse sama locator bisa di update dan jika position id tidak sama locator tidak dapat di update, tapu dia melakukan kesalahan jika locator sama, ternyata locator juga tidak dapat terupdate. Gilaaaaa…….

Kami sudah melakukan update locator semalaman, ehhhh menjadi sia-sia karena kesalahan ini. Saya yakin bosnya tidak tahu masalah ini. Akhirnya saya mengalah, okelah modul sudah dibenerin, saya siap update locator lagi. Kali ini saya mengerahkan empat tim untuk melakukan update locator di dua gudang. Lumayan, entah kenapa saya fun saja, semua tim juga fun-fun saja.

keesokan harinya, saya ditelpon bos dari tim IT, dia menjelaskan panjang lebar (yang membuat ngantuk karena seperti kaset, ngomongnya diulang-ulang)katanya dia sudah tau root causenya, dia mengatakan bahwa user tidak salah system tidak salah (prettttt, jelas-jelas logiknya salah, hehehe) dan bla….bla…..bla…. dan Njeketek yang dibahas cuma dua isu yang terjadi di minggu ini, update locator dan isu position id inbound material dari China menjadi teradjusment. Isu pertama dia jelaskan kalau ada kemungkinan case id yang sama di dua warehouse. Isu kedua katanya ada kemungkinan orang memindahkan position idnya (setan kaleee pak yang mindahin, wekekekekek)

Setelah dia menelepon saya, dia menulis email dengan menjelaskan hal yang sama. Emailnya benar-benar seperti tidak mau disalahkan. ada yang bilang karena myterious thing lah, pihak warehouse jangan kebakaran jenggot dulu lah kalo ada permasalahan teknis, meminta bersabar lah…

Karena email itulah, saya merasa terprovokasi. Jujur saja. kendala teknis banyak sekali kami dapatkan. Banyak komplain (kalau ini pengganti kata makian secara halus, hehehe) sudah kami sampaikan. dan kejadian ini bukan kejadian kali ini saja.

Saya jelaskan di email balasan saya, bahwa kendala teknis banyak kami sampaikan dari awal system ini dipublish sampai sekarang, saya menanyakan apakah kendala teknis tersebut sudah dipetakan permasalahannya oleh tim IT?

yang kedua, masalah locator ini bukan hanya minggu ini, tetapi sudah lama. saya sertakan email dari staf saya yang menanyakan masalah locator ini di bulan lalu.

yang ketiga, dia bilang user tidak salah, saya bilang kemungkinan salah sangat besar, karena user tidak pernah di trainning, semua serba trial and error. Begitu pula jika ada perubahan fitur, hal ini tidak pernah dikomunikasikan/

yang keempat, mengenai kendala teknis operasional tim IT yang hanya sampai jam lima sore, padahal jam operasional warehouse adalah 24 jam, dan setiap hari kami juga harus sertakan update report ke customer.

yang kelima, bersabar…. no……… customer sudah memberikan dead line hanya di bulan ini. Saya baca sendiri email dari HQ customer (sampai tak belain baca di google translate, karena tulisannya bahasa mandarin). mau gak mau perubahan harus terjadi di bulan ini.

Nah…. email inilah yang dibilang bos saya elegant. katanya karena tidak menunjukkan emosi dan menyalahkan siapapun.

wadawwwww. akhirnya leader tim IT membalas email lagi, yang jujur saya sudah malas membacanya.hehehe. Yang diperlukan saat ini sih, bukan defend, tapi improve. Kalau gak mau, ya mati aja sekalian, hehehe.

Akhirnya tim IT menjanjikan untuk datang ke Surabaya (alasannya karena kendala teknis bisa diatasi di Surabaya, pretttttt). Pertama mereka tanya ke saya, apakah waktu tiga hari cukup untuk itu, saya bilang lebih dari cukup (mungkin mereka juga mau refreshing, hehehe). akhirnya waktu ini juga diralat oleh pak bos, katanya cukup satu hari saja PP. Okelah kalo begitu, berarti saya akan manage, trainning, brainstorming dalam satu hari. mmmmm luar biasa. matio wae, wekekekeke. smoga otak teman-teman di warehouse Surabaya bukan otak dengkul yang bisa menyerap segalanya dalam satu hari, hehehe.

Artha Nugraha Jonar
blogger yang belajar dengan menulis
http://www.arthanugraha.com

Tinggalkan Balasan

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.