Logistics

Standard Operating Procedure / SOP Barang masuk di gudang

sop barang masuk

Hai, kali ini saya mau mengulas tentang  SOP barang masuk. Untuk file PDFnya bisa anda download di bagian bawah dari tulisan ini.

Di dalam proses pengelolaan pergudangan untuk penyimpanan barang, maka ada proses untuk memasukkan barang ke dalam gudang. Saya merangkumnya menjadi 4 (empat) proses yang menjadi tahapan dalam proses barang masuk.

Proses 1, menerima informasi barang masuk. Dalam tahapan ini, kita terlebih dulu mendapatkan informasi barang yang masuk. Informasi bisa didapatkan sebelumnya melalui email, telepon, sms dan media lainnya dengan jangka waktu tertentu sebelum barang masuk. Selain itu informasi juga bisa didapatkan ketika barang yang akan masuk sudah tiba di gudang kita. Aturan mengenai batasan waktu penerimaan informasi sangat tergantung dari aturan yang dibuat oleh masing-masing pengelola gudang. Ada yang mensyaratkan bahwa informasi mengenai barang yang masuk harus diterima minimal satu hari sebelumnya atau ada yang tidak memberikan batasan waktu tertentu. Hal ini akan berkaitan dengan proses pengaturan gudang. Misalnya untuk gudang yang meminta batasan waktu pemberian informasi satu hari sebelumnya diperlukan untuk melakukan persiapan sumber daya manusia yang diperlukan ataupun persiapan lokasi barang yang akan masuk tersebut.

Proses 2 yaitu memastikan bahwa barang yang akan masuk sudah siap diterima. Kesiapan ini berkaitan dengan sumber daya manusia, perlengkapan dan peralatan yang dibutuhkan untuk menangani barang masuk dan juga lokasi penempatan barang yang akan masuk.

Proses 3 adalah proses penerimaan barang masuk. Terjadi pada hari H, di mana barang sudah tiba di gudang. Yang perlu dilakukan adalah menyiapkan check list barang yang masuk. Jika sebelumnya sudah diinformasikan daftar barang apa saja yang masuk misal dengan detail nama barang, kode barang, jumlah, ukuran volume, berat maka daftar barang ini bisa dijadikan sebagai dokumen check list barang. Pastikan bahwa ada petugas gudang yang bertanggung jawab untuk melakukan pengecekan barang berdasarkan dokumen tersebut. Jika tidak ada informasi detail barang yang akan masuk, maka barang yang masuk dicatat satu persatu sesuai detail yang diperlukan, misal seperti nama barang, kode barang, jumlah, volume dan berat. Detail informasi barang yang perlu dilakukan pengecekan tergantung dari peraturan pengelolaannya. Semisal hanya perlu mencatatkan kode barang dan jumlahnya saja, maka di petugas penerima barang masuk di gudang cukup melakukan pengecekan berdasarkan kode barang dan jumlahnya saja. Yang perlu dipastikan selain detail informasi barang yang masuk adalah kondisi barang pada saat datang ke gudang kita. Jika diperlukan, sebaiknya barang yang akan masuk tersebut difoto, baik pada saat barang masih ada di atas kendaraan pengangkut maupun pada saat diturunkan. Pastikan semua proses tercatat di dalam dokumen check list barang.

Proses 4 adalah proses pembuatan dokumen serah terima barang. Ini adalah proses terakhir dalam proses penerimaan barang yang masuk ke dalam gudang yaitu proses pembuatan dokumen serah terima barang. Dokumen serah terima barang ini sangat penting, karena di dalamnya kita bisa memberikan informasikan beberapa detail berikut dari barang masuk:

  • Informasi siapa pembawa barang ke gudang
  • informasi nomer surat sebagai referensi barang masuk ke gudang jika ada, misal nomer surat jalan, nomer Purchase Order (PO)
  • Waktu (Tanggal dan jam) barang tiba di gudang
  • Waktu (Tanggal dan jam) barang mulai bongkar.
  • Waktu (Tanggal dan jam) barang selesai bongkar.
  • Detail barang yang diterima (nama barang /  kode barang / jumlah / volume / berat)
  • Kondisi barang yang diterima (Bisa dilengkapi dengan foto)
  • Petugas gudang yang menerima barang

Dokumen ini ditanda tangani oleh pembawa barang yang dilengkapi dengan nama, nomer telepon yang bisa dihubungi, bisa juga ditambah dengan email dan dilengkapi dengan copy identitas dari pembawa barang. Dari pihak gudang juga memberikan tanda tangan di dokumen tersebut yang juga dilengkapi dengan nama, nomer telepon dan jabatan.
Dokumen ini dibuat rangkap, bisa dibuat dua rangkap, tergantung dari kebutuhan dokumentasi. Misal jika dibuat rangkap dua, rangkap pertama diberikan kepada pembawa barang untuk diteruskan kepada pengirim barang, rangkap kedua sebagai dokumen administrasi di gudang. Dokumen ini dilengkapi lampiran dokumen checklist barang.

Artha Nugraha Jonar
Saat ini bekerja di perusahaan logistik. Sedang belajar bahasa pemrograman komputer. Hobi jalan-jalan, makan dan bersepeda.
https://www.arthanugraha.com

14 thoughts on “Standard Operating Procedure / SOP Barang masuk di gudang

    1. SOP ini berdasarkan pengalaman yang saya jalani dalam mengelola gudang. Kemungkinan besar bisa berbeda antara gudang yang satu dengan yang lain.

    1. salam kenal,
      website ini adalah personal blog berisikan tulisan saya. Jika ada yang ingin didiskusikan, saya dengan senang hati akan membantu

  1. Dear Pa Artha thanks atas ilmunya, sangat bermanfaat, jika diperbolehkan sy ingin tau lebih banyak mengenai Management Pergudangan dr yg sdh berpengalaman sprti Pa Artha

  2. Saya rasa artikel ini cukup membantu, tapi ada yang saya mau tanyakan.

    1. Apakah Informasi pengiriman barang yang diterima bag.gudang itu dikirimkan dari pihak pemasok atau dari bagian akunting pihak pemesan? jika dari pemasok, informasi yang dikirimkan berupa apa? maksudnya informasi legal (dokumen tertentu) atau hanya informasi biasa?

    2. Disitu dijelaskan bahwa surat tanda terima barang yang diterima oleh pemasok(pengantar barang) diterima setelah proses pengecekan barang. Kalo misalkan quantity / kapasitas barang yang diterima dalam skala besar, apakah pemasok /pengirim harus menunggu proses pengecekan selesai kemudian baru mendapatkan surat serah terima barang? atau mungkin ada flow lain?

    Mohon arahannya, terima kasih.

    1. Ada beberapa warehouse yang dikelola secara internal ada juga yang dikelola oleh pihak ketiga. Pada prinsipnya aliran informasi memang mengalir dari proses purchasing hingga ke salesnya nanti. Untuk SOP akan selalu mengikuti bisnis proses sebenarnya.
      Misal jika sudah menerapkan ERP yang terintegrasi dengan semua lini departemen, maka SOP yang dibuat juga akan melibatkan entitas dari semua departemen, termasuk aliran informasinya juga.
      Berkaitan dengan tanda terima barang, bukti penerimaan barang harus dikeluarkan dari warehouse. Sedangkan pengantar barang membawa surat jalan yang nantinya ditandatangani (Prove Of Delivery). Sekali lagi tanda terima barang dari gudang tergantung dari bisnis prosesnya. Tapi kalau menurut saya ketika barang diserah terimakan, artinya harus clear dan disaksikan oleh kedua belah pihak.

  3. Selamat siang pak.
    Saat ini sya sedang mempelajari barang yg masuk ke gudang tp terkadang tidak sesuai dengan surat jalan.
    Kemungkinan trbesar,barang yg di kirim oleh supplier sudah sesuai.tetapi di perjalanan barang dikurangi atau di curangi oleh sopir.nah pertanyaan sya pak.gmna cara agar barang yg di kirim oleh supplier.sampai di gudang.msh sesuai dngn surat jalan.agar sopir tdk bisa mengurangi jumlah barang.atau di curi..
    Trmksh pak

    1. Pertanyaannya apakah ada kendali untuk proses barang yang dikeluarkan dari gudang supplier, dan juga kendali di proses transportasinya?
      Jika ada kendali, maka perlu dibuatkan prosedur untuk proses tersebut. Tahap awalnya dibuatkan flow dari setiap proses, mulai dari proses pengeluaran barang, proses menaikkan barang ke kendaraan, proses pengiriman barang hingga proses bongkar di gudang.
      Lalu dari setiap proses tersebut, identifikasikan titik mana yang memungkinkan terjadi kecurangan dan lakukan proteksi.
      Jika tidak ada mempunyai kendali dalam proses tersebut, coba bekerja sama dengan supplier untuk menentukan prosedur yang baku dalam proses pengirimannya.

      Sebagai contoh misalnya dalam proses penyiapan barang dari supplier, selanjutnya barang yang telah disiapkan harus dicek bersama antara supplier dan driver, ketika barang sudah di atas kendaraan maka barang sudah menjadi tanggung jawab driver. Selanjutnya bisa dilakukan langkah preventive dengan melakukan penyegelan pintu kendaraan.
      Setelah itu pada saat proses bongkar di gudang juga disaksikan oleh driver yang sama-sama mengecek jumlah barang yang diterima oleh pihak gudang.

  4. Dear Pak Artha, terikait tulisan ini saya mau bertanya: Apakah maksud istilah “Inbound Delivery” yang ada di system SAP dengan istilah “Inbound” pada proses logistik merujuk kepada arti definisi yang sama? Terima kasih banyak.

Tinggalkan Balasan

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.